Un cabinet comptable montréalais de 12 employés nous a contactés en novembre 2025. Leur problème : 800 factures fournisseurs par mois à entrer manuellement dans Acomba pour leurs clients PME. Chaque technicien passait environ 6 heures par semaine sur cette tâche. À 65 $/h facturé, c’était 100 000 $ de chiffre d’affaires « gaspillé » en saisie de routine.
Le diagnostic
Trois semaines d’analyse. On a regardé un échantillon de 200 factures de différents clients. Constat : 65 % suivaient un format prévisible (PDF avec champs structurés), 25 % étaient des PDFs scannés (OCR nécessaire), 10 % étaient des cas particuliers (factures manuscrites, formats exotiques, devises multiples). Les 65 % premières étaient automatisables avec une bonne précision. Le reste devait rester manuel.
La conception
Pipeline en quatre étapes :
1. Réception : un courriel dédié reçoit les factures. Une règle de filtrage trie les PDFs des autres pièces jointes.
2. Extraction : Claude Sonnet lit chaque PDF et extrait fournisseur, date, numéro de facture, sous-total, taxes, total, ligne(s) de comptabilisation suggérée(s) selon le plan comptable du client.
3. Validation : l’extraction est croisée avec la liste des fournisseurs enregistrés dans Acomba (matching flou sur le nom). Si la confiance est sous 90 %, la facture est mise en file manuelle. Sinon, elle est pré-saisie dans Acomba.
4. Approbation humaine : un technicien voit une liste de factures pré-saisies avec leurs sources, valide ou corrige en un clic, et envoie en production.
Le déploiement
Six semaines, en trois vagues : d’abord trois clients pilotes pour calibrer les prompts, puis dix clients supplémentaires pour valider la scalabilité, puis le reste du portefeuille. Ajustements continus pendant les huit premières semaines. Formation de l’équipe en deux demi-journées : comment valider, comment escalader un cas étrange, comment ajouter un nouveau fournisseur.
Les résultats à quatre mois
60 % des factures sont entièrement automatisées (extraction + pré-saisie sans intervention humaine). 25 % de plus sont pré-extraites avec validation manuelle d’un clic. 15 % restent en traitement manuel complet (cas particuliers). Temps moyen par facture : passé de 7 minutes à 2 minutes (en moyenne, incluant les cas manuels). Taux d’erreur : passé de 4 % (saisie manuelle) à 1,5 %.
Coût d’opération : environ 280 $/mois en tokens et infrastructure pour traiter 800 factures, soit 0,35 $/facture. Temps de l’équipe libéré : environ 50 heures/mois, soit 3 250 $ de capacité facturable supplémentaire. ROI atteint en trois mois et demi.
Le point clé : les 60 % automatisables étaient prévisibles dès le diagnostic. C’est pour ça que l’investissement initial a été rentable. Sans cette phase d’évaluation honnête, on aurait pu vendre un projet à 80 % d’automatisation et livrer 40 % de déception.